2018 Notulen

T

 

NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING 2018

GEHOUDEN OP 8 FEBRUARI 2017 OM 20.00 UUR IN HET CLUBHUIS

AANWEZIG 17 LEDEN

 

1. Opening

De voorzitter, Ben Geerlings, heet alle aanwezigen welkom en opent de vergadering om 20:03 uur.

 

2. Mededelingen en ingekomen stukken

Er zijn geen mededelingen en ingekomen stukken.

 

3. Goedkeuring notulen algemene ledenvergadering 9 februari 2017

Er zijn op geen op- of aanmerkingen over de notulen van vorig jaar. De notulen wordt goedgekeurd.

 

4. Hoogtepunten 2017 en vooruitzichten 2018 per commissie

Frits Teuling, namens de Technische Commissie:

  • Het jaar 2017 was een succesvol jaar. Mix 1 handhaafde zich ongeslagen in de eerste klasse en eindigde als derde. Een fantastisch resultaat.
  • Heren 1 werd voor de achtste keer districtskampioen, maar verloor helaas in de halve finale het Nederlands kampioenschap.
  • Komend jaar zal het wat puzzelen zijn; Luuk blijft in de Verenigde Staten en Renate is in blijde verwachting. Nick Broekhof wil zich internationaal verder ontwikkelen, maar blijft wel op de zondag voor de Boekhorst spelen. Dus zowel bij heren 1, als bij mix 1 zullen er wijzigingen zijn, maar de verwachting is dat weer goede teams hebben.
  • De overige competities zijn druk bezet, met name de zaterdag en dat geeft zorgen. Het park is dan heel vol en de competitieleiders zullen iedereen flink achter de broek moeten zitten om de banen effectief te gebruiken.
  • Ook de vrijdagavondcompetitie is erg populair, terwijl de zondag wat rustiger is geworden, die ruimte zal echter opgevuld worden door 8/9 competitie aan het einde van de middag en de jongere jeugd op de zondagochtend.
  • De 8/9 competitie is een nieuw KNLTB-initiatief en het is goed te zien dat veel nieuwe leden daaraan mee gaan doen.
  • Aan de zomeravondcompetitie doen we niet mee, we hebben niet voldoende banen hiervoor.
  • De commissie  is zeer tevreden over de samenwerking met Pure Tennis. Het is een mooie win-winsituatie; goede trainers en leuke mensen. Wat wil je nog meer.
  • Ronald vertrekt naar Festina in Amsterdam. De commissie betreurt dat, maar is ook trots! De commissie bedankt Ronald namens het bestuur, al zal een uitgebreider afscheid natuurlijk nog volgen. De huidige trainers kunnen het vertrek van Ronald opvangen.
  • Tot slot bedankt de commissie de mensen die druk zijn met het in goede banen leiden van de diverse competities en in het bijzonder Marco Zandvliet en Hans Kooi voor hun jaarlijks puzzelwerk.

 

 

 

John van Denzen, namens de parkcommissie:

  • De commissie bedankt de tuinlieden Henk, Ruud, Harry, Arie, Piet en Henk voor hun tomeloze vrijwillige inzet om elk jaar weer duizenden bollen te planten,  die geschonken worden door de familie Uittenbogaard en Fabian Frank. We krijgen hierdoor veel positieve reacties op de uitstraling van het park.
  • Ook groundsman Mat van Vondelen wordt bedankt voor de inzet van het afgelopen jaar.
  • Het afgelopen jaar was een nat jaar. De lente verliep nog tamelijk droog maar vanaf half juni kenterde dit weerbeeld. In sommige streken van het land werd de natste juli maand ooit gemeten en ook in september viel er veel meer neerslag dan normaal. De hoogste neerslag-jaarsom in Nederland staat op naam van Lisse waar in plaats van 874 mm nu 1201 mm viel. Dit heeft het nodige effect gehad op de bespeelbaarheid van de banen, die toch al aardig op leeftijd zijn, waardoor de waterdoorlaatbaarheid voor zowel de gravel als smashcourtbanen een steeds groter probleem gaat worden. Hierbij valt op dat met name de smashcourtbanen 6 en 7 steeds meer problemen op lijken te leveren. Dit heeft te maken met het feit dat hier de meeste lessen op worden gegeven en dat er na de lessen minder vaak wordt gesleept dan wenselijk is.Mat heeft afgelopen jaar daarom ook heel veel moeite moeten doen om de banen met dit natte weer bespeelbaar te houden en zolang we nog geen nieuwe banen hebben zal dit probleem bij veel neerslag alleen maar erger worden.
  • Het afgelopen jaar hebben we een enquête gehouden waarin vragen zijn gesteld over de voorkeuren bij de leden voor de toekomstige baansoorten. Maar liefst 357 van de 850 volwassen leden, dit is een percentage van 42%, heeft meegedaan aan deze enquête. Hieruit kwam naar voren dat de meeste leden de voorkeur hebben om het liefst het gehele jaar door op een gravelachtige ondergrond te spelen. De stuurgroep geeft daarom het advies aan het bestuur om te kiezen voor 5 gravel (plus) banen en 8 allweather banen, waarbij de voorkeur uitgaat naar Claytech. Deze keuze kunnen we pas bij de leden voorleggen als de uitkomsten van de gemeente Noordwijkerhout m.b.t. het sportpark bekend zijn.
  • Mat zal dit jaar wederom het onderhoudswerk van de banen en de omgeving doen. Grote renovatieplannen voor zowel de banen, het clubhuis en het groen zijn er in afwachting van de gemeente niet.
  • Wel bestaat behoefte aan een vaste backup voor Mat. Het gaat hierbij om werkzaamheden aan de banen die verricht moeten worden tijdens de afwezigheid van Mat als gevolg van vakantie of eventuele ziektedagen.
  • Deze werkzaamheden zullen, afhankelijk van de situatie, tussen de 100 en 150 uur per jaar bedragen. Voor de gerealiseerde uren zal deze persoon een vrijwilligersvergoeding  gaan ontvangen. De commissie vraagt de leden mee te denken over een geschikte kandidaat.

 

Vragen van de leden:

 

  • Moeten de belangrijke wedstrijden altijd op gravel gespeeld worden?

De commissie legt uit: de andere banen zijn niet goedgekeurd om deze wedstrijden op te spelen. Daarbij wachten we op dit moment op meer duidelijkheid vanuit de gemeente ten aanzien van de herstructurering.

 

  • Aan het einde van het seizoen leek het of het weter richting baan 1 liep en of het  grondniveau lager is dan elders. Kan er met een lazer overheen gegaan worden?

De commissie legt uit: deze actie is uitgevoerd en de baan is helemaal vlak. Het grondwater echter, ligt maar 15 cm onder de banen en zeker omdat de banen oud zijn, leidt dit tot problemen. De gemeente neemt dit mee in de plannen voor herstructurering.

 

De voorzitter vult aan: het grootste probleem is waterhuishouding. De gemeente en Hoogheemraadschap kijken naar een oplossing hiervoor. Er is voor overal nieuwe drainage bedongen en daarbij moeten de banen hoger komen te liggen.

 

Ewout namens de jeugdcommissie:

  • Het aantal jeugdleden blijft aardig gelijk, dit komt mede door de enthousiaste trainers en de activiteiten die de jeugdcommissie gedurende het jaar organiseert.  Er wordt hard gewerkt om dit op peil te houden, door ook veel bekendheid te geven aan wat op de Boekhorst gebeurt voor kinderen.
  • Er zijn momenteel 10 teams in de World Tour en daarnaast nog 9 teams die jeugdcompetitie spelen. Er wordt zo snel mogelijk geprobeerd om kinderen te laten spelen. Dat geeft wel druk op de banen en zeker op zondagochtend geeft dit extra belasting, maar voor kinderen is het van belang om direct te kunnen spelen. Dat maakt de sport voor hen natuurlijk aantrekkelijk.
  • De trainers hebben dit jaar geëxperimenteerd met 2x per week les geven. Het blijkt namelijk dat kinderen niet snel zelf vrijspelen.
  • Alle evenementen waren afgelopen jaar een succes en met voldoende inschrijvingen. Een overzicht van al de geplande activiteiten voor aankomend jaar zijn te vinden in de evenementenkalender.
  • Ewout sluit af met het compliment dat Leonie Hogervorst een enthousiaste voorzitster is die samen met de commissie veel voor de kinderen van de Boekhorst doet.

 

Vragen van de leden:

 

  • Als in de toekomt 700 woningen op de Bavo worden gebouwd, hebben we dan wel genoeg aan twee banen erbij?

 

 De commissie legt uit: deze vraag is niet alleen relevant voor de jeugdcommissie. Het ligt eraan hoeveel meer mensen voornemens zijn om te gaan tennissen. Het creëren van in totaal vijftien banen zou nog mooier zijn, maar de ruimte die daarvoor nodig is, kan niet gerealiseerd worden.

 

 

Jan Slingerland, namens de Senioren plus commissie:

  • De senioren plus commissie behartigt de belangen van de oudere senioren, een vitale groep tennisleden van 50 jaar en ouder. We hebben de tijd mee, want elke 2 minuten komt er een vijftigplusser bij. De groep oudere senioren binnen de vereniging wordt dan ook steeds groter, want van de ruim 1100 leden is meer dan een derde 50 plus, namelijk 382 leden.
  • Het beleid van het bestuur is om deze groep zolang mogelijk te laten tennissen. Een mooi voorbeeld hiervan zijn de heren-inloop-ochtenden voor 55 plus op dinsdag en vrijdag, waar zich steevast 20 á 30 deelnemers melden.
  • In het afgelopen jaar werden de volgende evenementen georganiseerd die succesvol verliepen:
    • Een openingsmiddag in april
    • Een seniorenplus event in juli (een open eendagstoernooi)
    • In september het jaarlijks terugkerende Palingtoernooi
    • Het Nieuwjaarstoernooi  in de Frijlinkhal
  • Ongeveer 15% van de Boekhorstleden boven de 50 jaar hebben meegedaan met deze evenementen.
  • We hebben ook voor dit jaar een oproep gedaan voor deelname aan de 55+ herendubbelcompetitie, (8 donderdagmiddagen in het voorjaar) maar daar heeft niemand op ingeschreven.
  • De commissie doet een oproep aan de leden voor een nieuw commissielid.
  • Tot slot hoopt de commissie dat in 2018 weer meer oudere senioren deel zullen nemen aan de activiteiten.

 

Lisette Immerzeel, namens de evenementencommissie:

  • Afgelopen jaar is er weer een aantal succesvolle evenementen georganiseerd. Het openings- en invitatietoernooi was een succes, waarbij het zonnetje de gehele dag scheen.
  • Het Koningsnacht toernooi was ook  een succes, mede door de gezellige aankleding verzorgd door Hassan en Michiel en door de pubkwiz die werd verzorgd door Wim Zonneveld.
  • Het GlasGroen Open was ook in 2017 weer een druk bezocht toernooi.  Helaas hebben we een aantal dagen regen gehad, waardoor een aantal wedstrijden op de Geversbaan en bij TC Noordwijk zijn gespeeld. Tijdens het finaleweekend scheen het zonnetje wel geregeld met een vol terras en mooie wedstrijden.
  • De clubkampioenschappen zijn in de oude vorm gespeeld met een toernooiweek en aansluitend een finaleweekend.
  • Voor aankomend jaar zullen bovengenoemde evenementen ook weer georganiseerd worden. Bij het openings- en invitatietoernooi zal op 2 april een borrel georganiseerd worden voor alle leden om te proosten op een mooi zomerseizoen.

 

Vragen van de leden:

 

Wordt er bij het openings- en invitatietoernooi ook weer een DJ ingehuurd? Dit heeft de commissie nog in overweging.

 

5. Update overeenkomst gemeente/plannen herstructurering.

Frits Teuling  en Ben Geerlings voeren namens het bestuur zo eens per twee maanden de gesprekken met de gemeente over de herstructurering van het tennispark. De gesprekken bevinden zich nog in een aftastende fase, omdat er nog te veel onduidelijkheden zijn. De commissie parkbeheer heeft een enquête uit gedaan om de baanvoorkeur van de leden te onderzoeken. Dergelijke uitkomsten worden uiteraard meegenomen in de uiteindelijke plannen.

Op dit moment zijn we in afwachting van een kloppend taxatierapport van het clubhuis. Zeer van belang daar dit eigendom is van de club.  Verder weten we dat een start is gemaakt met de omleidingsweg, noodzakelijk om een en ander mogelijk te maken.

Frits geeft de indeling van  het  toekomstige park weer. De wens is dat er twee banen bijkomen. Hoe dit verwerkt is in de huidige plannen, is nog niet bevredigend. Zo ligt 1 baan wat geïsoleerd en dit is ongunstig qua ligging en onderhoud. Er is een tegenvoorstel gedaan dat nog ter overweging ligt. Verder is er mogelijk ruimte voor Padelbanen, maar dat zal te zijner tijd nog aan de leden worden voorgelegd.

 

 

 

 

 

 

Vanuit de leden wordt de vraag gesteld hoe de huidige kwaliteit van de banen zich verhoudt ten opzichte van het vooruitzicht van het nieuwe park?

 

De commissie Parkbeheer legt uit dat het niet zinvol is om groot onderhoud te verrichten als alles binnen afzienbare tijd op de schop gaat.  Vanuit de leden wordt aangegeven dat dit wel overwogen moeten worden als het bestuur nu nog zo weinig concreet weet. Ondertussen gaat de kwaliteit achteruit.

 

Lid Gerard van de Klugt is tevens gemeenteraadslid bij de gemeente Noordwijkerhout en licht toe: het bestemmingsplan is in procedure. Fase 1 is de herstructurering bij  VVSB, hierbij valt te denken de kantine en andere gebouwen. Fase 2 betreft de velden van VVSB en de Boekhorst.

 

De leden geven aan verbaasd te zijn over het feit dat bij VVSB al zoveel meer duidelijker is. Ben legt uit: beide verenigingen bevinden zich in een andere situatie omdat de Boekhorst bezit heeft en VVSB niet. Er moet iets uitgeruild worden en dat vraagt strategisch gezien een andere aanpak.

 

Van de Klugt adviseert het bestuur om pro-actief in gesprek te blijven met de gemeente, daar zij verantwoordelijk zijn dat er gesport kan worden binnen de gemeente.

 

Vanuit de leden wordt opgemerkt dat  men niet optimistisch is over het tijdpad, gezien de gemeenteraadsverkiezingen die in het najaar plaatsvinden en de op handen zijnde  fusie met de gemeente Noordwijk.  Van de Klugt geeft aan dat het besluit tot herstructurering is genomen en de budgetten zijn bepaald.

 

Wat betreft de problemen met het watermanagement zou men zich beraden over een bredere sloot op het Bavo-terrein. Volgens Frits is er nog onduidelijkheid over wie deze oplossing betaalt. Hoogheemraadschap is hierbij een belangrijke speler.

 

Vanuit de leden komt de vraag of de druk op de gemeente niet moet worden opgevoerd. De slagvaardigheid bij de gemeente lijkt onvoldoende. Mogelijk zouden we de verschillende fractievoorzitters moeten benaderen. Frits geeft aan dat er druk op de ketel wordt gehouden, maar dat het in deze fase onverstandig is acuut actie te ondernemen. Het bestuur neemt het advies van de leden, om een brief te sturen aan het College en aan de fractievoorzitters over.  Echter, het bestuur kiest hier het juiste moment voor, passend bij de fase in de onderhandeling.

 

Vanuit de leden komt de vraag of de Boekhorst ook op de rem kan trappen. Het bestuur antwoordt bevestigend. We willen graag eerst weten hoe en wat alvorens aan onze banen gekomen kan worden. Daarin kunne we een afwachtende houding aannemen. Er kan niet gedaan worden aan de velden bij VVSB, zonder de Boekhorst daarin te betrekken.

 

Tot slot vragen de leden zich af wat de plannen zijn met het clubhuis. Het is eigendom en kan misschien nog wel dertig jaar mee. Echter, het bestuur is van mening dat een nieuw clubhuis meegenomen zou moeten worden in het geheel.  Natuurlijk brengt dat kosten met zich mee, maar zijn er ook bij een oud clubhuis.

 

Het bestuur heeft een  idee over een nieuw te bouwen clubhuis, maar zijn benieuwd naar wat de gemeente daarin denkt te faciliteren. Op de vraag wie het zou kunnen bouwen vermoeden we dat het sneller, goedkoper en efficiënter kan als we dit in eigen beheer houden. 

 

 

 

6. Verslag van de Penningmeester 2016

De penningmeester is tevreden over het financiële jaar.  Een restschuld behorend bij een lening voor de boxen is afgelost  en voor 2018 is niks nieuws begroot. Er hebben wat kleine verschuivingen plaatsgevonden in de kosten, maar niet noemenswaardig. Met 1185 leden kunnen we ook meer iets reserveren voor de toekomst. De kosten stijgen, maar we halen geld binnen door een goede sponsorcommissie en door inkomsten uit de Frijlinkhal. De contributie wordt voor de senioren verhoogt naar 172 euro contributie, een kleine stijging. Voor de jeugd blijft de contributie gelijk. Het bestuur heeft besloten om het winterlidmaatschap te laten vervallen.  Dit vermindert de druk op de banen.

 

Een vraag vanuit de leden is of de opbrengsten vanuit het Kersttoernooi terug naar de Boekhorst. Dat is niet het geval, deze zijn voor de pachter. Er wordt opgemerkt dat het toernooit vroeger een week duurde en nu twee weken. Daardoor kan er nu minder getennist worden in de Frijlink. Dit punt wordt door het bestuur besproken.

 

 

6.1 Verslag kascommissie

De kascommissie bestond uit de dhr.  C. Kaiser en dhr. J. van Heijningen.  Ze hebben de penningmeester flink aan de tand gevoeld. Er zijn een aantal steekproeven gedaan en er is grondig gezocht naar eventuele zwakke plekken. Het advies van de kascommissie is om de penningsmeester te dechargeren. Ze hebben geen onregelmatigheden gevonden. De penningmeester dankt de kascommissie voor de controle.

 

7. Dechargeren bestuur

De ALV dechargeert het Bestuur voor het gevoerde beleid in het afgelopen jaar.

 

8. Begroting 2018

- benoeming kascommissie 2018

De kascommissie voor dit jaar zal bestaan uit Meneer C. Kaiser en een nader aan te wijzen lid.

 

9. Evenementenkalender 2018

De evenementenkalender wordt goedgekeurd.

 

11. Rondvraag en sluiting

  • Alle banen zijn bezet op zondagochtend. Kan dit inzichtelijker gemaakt worden? Het bestuur geeft aan dat dit zichtbaar is op de website. Het bestuur erkent overigens het bezettingsprobleem. Zou er wellicht bij Jonkers gespeeld kunnen worden? Het bestuur belooft dit te onderzoeken.
  • Er wordt opgemerkt dat er wel heel veel evenementen worden georganiseerd.  Ook doordeweeks kan al bijna niet meer vrij getennist worden. Er worden natuurlijk ook veel banen gebruikt voor les. Er zijn ook veel mensen die niet aan een evenement mee willen doen, maar gewoon vrij willen tennissen.  Het bestuur geeft aan dat  er ook niets meer bij kan en we waken ervoor dat dit blijft zoals het is.

 

Om 21.26 uur sluit de voorzitter de vergadering en bedankt de leden voor hun aanwezigheid.