20170209 Notulen

 

 

NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING 2017

GEHOUDEN OP 9 FEBRUARI 2017 OM 20.00 UUR IN HET CLUBHUIS

AANWEZIG 13 LEDEN

 

1. Opening

De voorzitter, Ben Geerlings, wenst alle aanwezigen welkom en opent de vergadering om 20:05 uur.

 

2. Mededelingen en ingekomen stukken

Er zijn geen ingekomen stukken en mededelingen.

 

3. Goedkeuring notulen algemene ledenvergadering 4 februari 2016

Er zijn op geen op- of aanmerkingen over de notulen van vorig jaar. De notulen wordt goedgekeurd.

 

4. Hoogtepunten 2016 en vooruitzichten 2017 per commissie

Frits Teuling, namens de Technische Commissie:

  • Het jaar 2016 was een succesvol jaar. Er waren ook dit jaar weer veel competitieteams, voornamelijk op de zaterdag en zondag. Afgelopen jaar is besloten om op zaterdag en zondagcompetitie VCL-ers in te zetten. Het heeft goed gewerkt, doordat er VCL-ers de gehele dag aanwezig waren is de uitloop op beide dagen gering geweest.
  • Mix 1 zondagcompetitie is gepromoveerd naar de 1e klasse. Dit is uniek, omdat de Boekhorst nog nooit 1e klasse heef gespeeld. Ook dit jaar gaat Mix 1 strijden voor het kampioenschap.
  • Naast Mix 1, is Heren 1 zaterdagcompetitie, ook kampioen geworden. Na het kampioenschap heeft Heren 1 verder gestreden voor het landskampioenschap. Heren 1 heeft in de finale verloren, maar ondanks dat was het een succesvol jaar voor de heren. Frits geeft aan dat het de moeite waard is om op zaterdag en zondag naar beide teams te kijken. Om het niveau te blijven behouden wordt momenteel nog gezocht naar een grote sponsor.
  • We zijn heel blij met de samenwerking met Pure Tennis. Het is een win-win situatie.  Frits merkt op dat voor alle niveaus trainingen worden aangeboden. Vanaf het zomerseizoen zal de jeugd in plaats van 1 keer per week trainen, ook de mogelijkheid krijgen om ook een 2e training te volgen.
  • Steeds meer topspelers komen bij Pure Tennis trainen. Jesper de Jong, die nu 2,5 jaar bij Pure Tennis traint, heeft afgelopen januari zelfs meegedaan met de Australian Open voor jeugdspelers.

 

John van Denzen, namens de parkcommissie:

  • Afgelopen jaar is er op de gravel- en smashcourt banen groot onderhoud verricht. Om nog jarenlang plezier te hebben van de tennisbanen, was een groot onderhoud voor beide baansoorten nodig. De noodzakelijke apparatuur voor het onderhoud van de smashcourtbanen hebben wij niet, waardoor het onderhoud een kostbare, maar nodige investering was. John geeft aan dat de kunstmat van de smashcourtbanen nog in goede staat is en dat ze nog een aantal jaar meekunnen.
  • Om de wateroverlast bij het terras te verhelpen is een oplossing gezocht en ook uitgevoerd. Waardoor dit in de toekomst geen problemen meer zal opleveren.
  • Daarnaast zijn de lichtmasten en de sproei installaties nagekeken en zijn er een aantal bomen gesnoeid. De zeecontainers achter het clubhuis zijn verwijderd. Al deze werkzaamheden zijn onder leiding van onze groundsman Mat uitgevoerd en daarvoor is John hem heel dankbaar.
  • Voor 2017 zullen de smashcourt banen weer een grote beurt krijgen in het voorjaar. We hopen dat de gravelbanen na het grote onderhoud van afgelopen jaar beter tegen een regenbui kunnen, zodat we weer snel op de baan kunnen staan. Mat zal net als vorig jaar ook al deze werkzaamheden blijven doen en coördineren. Met het oog op de eventuele renovatieplannen van de gemeente, worden er ook dit jaar geen grote renovaties verricht.
  • Namens het bestuur is er wel een stuurgroep opgericht, om alvast te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor de nieuwe baansoorten bij de renovatie van het park. John wenst iedereen een sportief tennisjaar met veel mooi weer.

 

Monique Warmerdam-Warmerdam, namens de jeugdcommissie:

  • Het aantal jeugdleden blijft aardig gelijk, dit komt mede door de enthousiaste trainers en de activiteiten die de jeugdcommissie gedurende het jaar organiseert.
  • Er zijn momenteel 10 teams in de World Tour en daarnaast nog 9 teams die jeugdcompetitie spelen.
  • De trainers gaan dit jaar experimenteren met 2x per week les geven. De 1e les is met een vaste groep en de 2e les zal waarschijnlijk op dinsdag op gezette tijden gegeven worden. Op deze manier willen de trainers er voor zorgen dat ze de kinderen 2x per week gaan tennissen. Nu blijkt het vaak dat de kinderen niet zelf vrijspelen.
  • Alle evenementen waren afgelopen jaar een succes en met voldoende inschrijvingen. Een overzicht van al de geplande activiteiten voor aankomend jaar zijn te vinden in de evenementenkalender.
  • Monique heeft besloten om haar bestuursfunctie stop te zetten. Ze heeft altijd met veel plezier samen met de trainers de activiteiten georganiseerd. Monique draagt een nieuwe voorzitster voor, namelijk Leonie Hogervorst.
  • De jeugdcommissie heeft van een aantal leden afscheid genomen, maar er zijn wel weer 3 nieuwe leden bijgekomen. De jeugdcommissie heeft er dan ook weer veel zin in het nieuwe jaar.

 

Frank Uittenbogaard, namens de sponsorcommissie:

  • Hetzelfde resultaat is dit jaar behouden. Vanuit de sponsorcommissie valt dit wel tegen, dit komt grotendeels doordat de groep vrienden van de Boekhorst een stuk minder is. Dit jaar is dit dan ook een speerpunt voor de sponsorcommissie. Frank geeft aan dat alle blauwe winddoeken allemaal opgehangen zijn langs de banen.
  • Er wordt nog gezocht naar een grote sponsor voor de selectie jeugd- en seniorteams.
  • Naast de huidige leden, is ook vanaf dit jaar Kirsten de Rooij actief binnen de sponsorcommissie. Frank wenst Kirsten welkom en wenst haar succes. Frank wilt daarnaast Frits Teuling bedanken voor het meehelpen van een biercontract met Heineken. De pachters Hassan en Michel en Benjamin de Mooij zullen vanaf nu Heineken bier schenken.

 

 

Jan Slingerland, namens de 50+ commissie:

  • De seniorencommissie heeft afgelopen jaar de volgende evenementen georganiseerd, namelijk het openingstoernooi,  Senior Plus Event, het Palingtoernooi en het Nieuw Jaar Toernooi in de Frijlink.
  • Ongeveer 20% van de Boekhorstleden boven de 50 jaar hebben meegedaan met deze evenementen.
  • Voor dit jaar zullen de bovenstaande activiteiten weer worden georganiseerd met daarbij ook een competitie voor de 55+ leden in het voorjaar.
  • Ook dit jaar heeft de 50+ commissie weer veel zin om alle evenementen te organiseren.

 

Lisette Immerzeel, namens de evenementencommissie:

  • Afgelopen jaar zijn er weer een aantal evenementen georganiseerd. Het openings- en invitatietoernooi was succesvol, waarbij het zonnetje de gehele dag scheen. Het Koningsnacht toernooi is helaas niet gespeeld. Er is een alternatief programma gedaan. Lisette wilt hierbij nog Ed de Koning en Wim Zonneveld bedanken voor het maken van een alternatief programma. Wim heeft een leuke pubquiz gemaakt en hierdoor hadden alle aanwezigen een leuke avond gehad.
  • Het GlasGroen Open is ook in 2016 weer succesvol geweest. Daarnaast is ook de clubkampioenschappen gespeeld, alleen was het dit jaar wel erg vol. Afgelopen jaar werden de finales op vrijdagavond gespeeld. De feestavond is hierdoor niet gelopen zoals gehoopt. De finales waren namelijk pas na middennacht klaar.
  • Voor aankomend jaar zullen de evenementen ook weer georganiseerd worden. Alleen wijzigen we wel de vorm van de clubkampioenschappen. De clubkampioenschappen worden weer ouderwets gespeeld met een toernooiweek en uitsluitend een finaleweekend. De finales spelen we op zondag en dan maken we er een feestelijke dag. Mede door de populariteit van de najaarscompetitie heeft de evenementencommissie besloten om de feestavond van de clubkampioenschappen te verplaatsen naar het laatste speelweekend van de najaarscompetitie. De kampioenen van de najaarscompetitie worden gehuldigd en daarna zal er voor alle leden een eindfeest georganiseerd worden.

 

5. Update overeenkomst gemeente/plannen herstructurering.

Frits en Ben zijn namens het bestuur in gesprek met de gemeente. Er zijn momenteel twee plannen die nu verder worden uitgewerkt. Eén plan is met een sporthal en één plan is zonder een sporthal. Vanuit de gemeente is expliciet gevraagd om de tekeningen niet te laten zien of verspreiden.

Ben en Frits kijken positief naar de plannen en zijn hoopvol naar een goede uitkomst. Het doel is om een mooi en groen park te maken. Ben en Frits verwachten wel dat er 2 extra banen worden toegekend. In het meest gunstige situatie zullen de plannen in maart voor de gemeenteraad worden gepresenteerd. Het is afwachten en als er verder nieuws is, worden de leden hiervan in kennis gesteld.

6. Verslag van de Penningmeester 2016

Het jaar 2016 is een jaar geweest net als andere jaren. Gerard loopt door het financiële jaarverslag. Er worden nog een aantal vragen gesteld over de exploitatiekosten en dan voornamelijk over de post park en gebouwen. Gerard heeft dit expres, na vragen in het verleden, kort en bondig gehouden. Gerard heeft een overzicht van alle kosten en indien gewenst kunnen die nog opgevraagd worden. In toekomst zal de post Park en Gebouwen gedetailleerder  worden weergegeven in het financiële jaarverslag.

Alle sponsors hebben, mede dankzij de sponsorcommissie, op een paar na betaald. Gerard geeft nog wel aan dat de Frijlink een grote inkomstenbron is voor de Boekhorst. De contributie zal Gerard, om niet te afhankelijk te zijn van de Frijlink, graag €2.00 omhoog willen doen. Hij geeft aan dat de clubs in de regio dezelfde contributies hanteren. Er wordt vanuit de zaal nog wel een aantal vragen hierover gesteld en over het financiële jaarverslag. De voorzitter vraagt een stemming voor de verhoging van de contributie. Er zijn 11 voor stemmers en 2 tegenstemmers. Het voorstel  van de contributieverhoging is dus goedgekeurd.

In 2016 had de Boekhorst in de zomer 1170 leden. Dit aantal loopt altijd af en er zijn 1110 leden. Gerard verwacht dat het aantal leden vanaf het zomerseizoen weer zal oplopen. 

 

6.1 Verslag kascommissie

De kascommissie bestond uit de heren R. van Nes en Meneer van Heijningen. Ze hebben de penningmeester flink aan de tand gevoeld. Er zijn een aantal steekproeven gedaan en er is grondig gezocht naar eventuele zwakke plekken. Het advies van de kascommissie is om de penningsmeester te dechargeren. Ze zijn erg tevreden over de aanpak van het financiële jaarverslag en van de werkzaamheden van de penningmeester.

 

7. Dechargeren bestuur

De ALV dechargeert het Bestuur voor het gevoerde beleid in het afgelopen jaar.

 

8. Bestuurswijzigingen

Aftreden Monique Warmerdam, voorzitster jeugdcommissie. Monique wordt bedankt voor haar jarenlange inzet. Ze heeft een nieuwe voorzitster gevonden, namelijk Leonie Hogervorst. Leonie stelt zichzelf kort voor.

Voordracht Fokelien Elgersma, secretaris. Door familieomstandigheden is Fokelien afwezig.

Voordracht Angèle van Duin, secretaris (ondersteunend), is ook door omstandigheden afwezig.

 

9. Begroting 2017

- benoeming kascommissie 2016

De kascommissie voor dit jaar zal bestaan uit Jaap van Heijningen en Charles Kaizer.

 

10. Evenementenkalender 2017

De evenementenkalender wordt goedgekeurd.

 

11. Rondvraag en sluiting

  • Charles Kaizer: Er worden nog enkele vragen gesteld over de contributieverhoging. Gerard geeft aan dat de Boekhorst volgens hem niet te afhankelijk van de Frylink moet worden. Daarnaast is een eventuele spaarpot voor de renovatieplannen erg wenselijk.
  • Jan van den Broek  vraagt waarom niet meer informatie gegeven kan worden over de renovatieplannen van de gemeente. Frits en Ben geven aan dat vanuit de gemeente expliciet is gevraagd om de plannen niet te delen. Er kan geen informatie gegeven worden om zo het traject niet te vertragen. Uiteraard worden de leden op de hoogte gebracht als de plannen bekend worden gemaakt.

 

Om 21.08 uur sluit de voorzitter de vergadering en wenst iedereen een fijne avond toe en bedankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid.