Huishoudelijk reglement en statuten

 

 

TENNISVERENIGING “DE BOEKHORST” NOORDWIJKERHOUT

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

 

Artikel 1

Het huishoudelijk reglement dient ter nadere uitvoering van de statuten en ter omschrijving van daarin niet genoemde zaken. Alleen de algemene ledenvergadering kan artikelen in het huishoudelijk reglement doen opnemen, veranderen of verwijderen.

 

Artikel 2

Indien in het huishoudelijk reglement artikelen zijn opgenomen die in strijd zijn met de statuten of de wet, zijn de wet en de statuten van kracht boven dergelijke artikelen uit het huishoudelijk reglement.

 

VERPLICHTINGEN DER LEDEN

Artikel 3

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur.

 

Artikel 4

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven

 

BEËNDIGING VAN HET LIDMAATSCHAP

Artikel 5

Royement van een lid kan door de algemene ledenvergadering worden uitgesproken wegens ernstige morele of materiële benadeling van de belangen van de vereniging. In geval van niet nakoming der financiële verplichtingen wordt na de in art. 30 gestelde termijnen zonder meer tot royering der in gebreke leden overgegaan. Het besluit tot royering wordt binnen veertien dagen schriftelijk onder opgaaf van redenen ter kennis van betrokkene gebracht.

 

SCHORSING

Artikel 6

Het bestuur deelt de betrokkene binnen veertien dagen schriftelijk het besluit tot schorsing mede met opgaaf van reden(en) die tot de schorsing heeft/hebben geleid en de termijn van schorsing. Deze termijn kan ten hoogste vier weken bedragen.

 

Artikel 7

Het bestuur is bevoegd bij wijze van strafmaatregel een lid tijdelijk de toegang tot het tennispark te ontzeggen.

 

BESTUUR

Artikel 8

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.

 

 

 

Artikel 9

Bij de in uiterlijk in de maand februari te houden algemene ledenvergadering kunnen bestuursleden aftreden en aangesteld worden.

In artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs treden tijdens de algemene ledenvergadering af en kunnen indien daartoe aanleiding bestaat herbenoemd worden.

De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van de bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

 

Artikel 10

Aftredende bestuursleden dragen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zeven dagen na het aftreden, alle in hun bezit zijnde gelden en overige zaken betreffende de vereniging, over aan de voorzitter of aan een door de voorzitter aangewezen bestuursleden. De aftredende voorzitter draagt vorenbedoelde zaken over aan de secretaris of aan de nieuwe voorzitter.

 

Artikel 11

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een aankondiging per        e-mail aan ieder bestuurslid tenminste veertien dagen vóór de datum der vergadering.

Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd.

Indien tenminste twee leden van het bestuur een vergadering verlangen, geven zij daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter onder opgaaf van de te behandelen agenda. Indien de voorzitter binnen veertien dagen, nadat een zodanige kennisgeving bij hem is binnengekomen, geen vergadering bijeengeroepen heeft, zijn de aanvragers zelf bevoegd tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering. De aldus bijeengeroepen vergadering voorziet zelf in haar leiding. Tijdens deze vergadering worden geen ander punten in behandeling genomen dan die, waarvoor de vergadering is belegd.

 

Artikel 12

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

 

Artikel 13

Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

 

 

 

Artikel 14

Goedkeuring voor te maken uitgaven door bestuursleden:

 

Uitgave tot een hoogte van €1.000

Uitgave mag door verantwoordelijk bestuurslid zelf worden goedgekeurd

Tekenbevoegdheid voor uitgave ligt bij de penningmeester

Uitgave vanaf €1.000 tot een hoogte van €2.500

Uitgave dient goedgekeurd te worden door het verantwoordelijke bestuurslid en tevens schriftelijk goedgekeurd te worden door de penningmeester

Tekenbevoegdheid voor uitgave ligt bij de penningmeester

Uitgave vanaf €2.500 tot een hoogte van €5.000

Uitgave dient goedgekeurd te worden door het verantwoordelijke bestuurslid en tevens schriftelijk goedgekeurd te worden door de penningmeester en de voorzitter

Tekenbevoegdheid voor uitgave ligt bij de penningmeester

Uitgave vanaf €5.000 tot een hoogte van €11.000

Uitgave dient goedgekeurd te worden door het verantwoordelijke bestuurslid en tevens schriftelijk goedgekeurd te worden door de penningmeester en de voorzitter en dient te worden besproken en goedgekeurd door het hele bestuur

Tekenbevoegdheid voor uitgave ligt bij de penningmeester

 

Aankopen van goederen of diensten worden in beginsel aanbesteed bij sponsors van de vereniging, onder voorwaarde dat het om een ogenschijnlijk redelijk aanbod/prijs gaat.

Bij twijfel dienen een of meer tegenoffertes te worden aangevraagd. Bij aakopen die een bedrag van € 500 te boven gaan dienen altijd meerdere offertes te worden aangevraagd.

 

 

VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR

 

Artikel 15

De voorzitter zorgt voor de nakoming van de statuten en reglementen van de vereniging en voor de ten uitvoerlegging van genomen besluiten der bestuurs- en ledenvergaderingen.

 

Artikel 16

De secretaris verstrekt aan de penningmeester schriftelijk de noodzakelijke gegevens. Hij zorgt voor bekendmakingen, die in het huishoudelijk reglement voorschrijft alsmede voor die welke het bestuur nodig oordeelt.

 

Artikel 17

De penningmeester beheert de gelden der vereniging en is voor dit beheer aansprakelijk; hij is belast met de inning van alle gelden, welke aan de vereniging toekomen en houdt nauwkeurig boek van alle inkomsten en uitgaven. Hij geeft voor zover mogelijk geen gelden uit dan tegen afgifte van een kwitantie. Hij legt aan het bestuur een begroting van inkomsten en uitgaven over het komende verenigingsjaar ter voorlopige vaststelling voor. Hij is gehouden kas, boeken en bescheiden ter inzage te geven aan de kascommissie en haar alle inlichtingen te verstrekken, die zij voor de uitoefening van haar taak nodig acht. Bij tussentijds aftreden legt hij binnen zeven dagen rekening en verantwoording af aan het bestuur, nadat controle door de kascommissie heeft plaatsgevonden.

 

 

 

 

 

Artikel 18

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

  1. namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoeld personen;
  2. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
  3. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.

 

Artikel 19

Het Dagelijks Bestuur van de vereniging bestaat uit:

de voorzitter

de secretaris

de penningmeester.

Voorts kan het bestuur besluiten een of meerdere leden toe te voegen aan het Dagelijks Bestuur.

 

Artikel 20

Het Dagelijks Bestuur behandelt die zaken, welke geen uitstel gedogen en die onmiddellijke actie verlangen, alsmede die, welke hen worden opgedragen. Het doet hiervan mededeling op de eerstvolgende bestuursvergadering of indien gewenst op een ingelaste bestuursvergadering.

 

Artikel 21

Het Dagelijks Bestuur is, bij meerderheid van stemmen, gerechtigd besluiten te nemen, mits dit schriftelijk geschiedt en vooraf aan alle Bestuursleden wordt voorgelegd.

 

Artikel 22

Het Dagelijks Bestuur vergadert indien nodig/gewenst, echter minimaal

1x maal per half jaar. Hiervan worden verslagen gemaakt en ter mededeling aan de andere bestuursleden gestuurd.

 

DE ALGEMENE LEDENVERGADERING

 

Artikel 23

Bij de aanvang van de algemene ledenvergadering tekenen de aanwezig stemgerechtigde leden de presentielijst.

 

Artikel 24

Een vergadering kan door het bestuur worden verdaagd, wanneer minder dan een/derde van het aantal leden aanwezig is, behoudens het geval, bedoeld in artikel 12 lid 4 van de statuten. Verdaging van dezelfde vergadering kan slechts eenmaal geschieden.

 

Artikel 25

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

 

 

 

Artikel 26

Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel. Het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

 

Artikel 27

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zicht heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

 

Artikel 28

Een besluit van – of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering is ongeldig, met inachtneming van artikel 16, leden 9 en 10 van de statuten.

Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen – of een zodanig benoemde is verkozen met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen – blanco stemmen daaronder niet begrepen – naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vergadering.

 

Artikel 29

De schriftelijke kennisgeving als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de statuten bevat een opgave van de te behandelen punten.

 

Artikel 30

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.

Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

 

Artikel 31

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing.

Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

In geval van verkiezingen wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.

 

GELDEN

 

Artikel 32

Wanneer iemand niet in herstemming wenst te komen, of een gekozene voor de benoeming bedankt, heeft een nieuwe vrije stemming plaats.

 

Artikel 33

De contributie wordt ieder jaar opnieuw aan de hand van de begroting in de algemene ledenvergadering uiterlijk in de maand februari vastgesteld en moet worden voldaan voor 1 maart van het betreffende verenigingsjaar.

Bij tussentijdse toelating als lid moet de contributie binnen een maand na zijn aanneming zijn voldaan. Het bestuur is bevoegd in bijzondere omstandigheden uitstel van betaling of kwijtschelding van het geheel of een gedeelte der te betalen contributie te verlenen.

 

 

Het verzoek daartoe moet schriftelijk bij het bestuur worden ingediend; het bestuur geeft schriftelijk zijn mening over het verzoek te kennen.

 

Artikel 34

Leden die binnen vijftien dagen na de in artikel 29 gestelde datum hun contributie niet hebben voldaan, ontvangen van de penningmeester een schriftelijke aanmaning. Zij kunnen door het bestuur geschorst worden. Zijn zij twee weken na de schriftelijke aanmaning nog in gebreke gebleven, dan artikel 5 van dit reglement worden toegepast.

 

Artikel 35

Om het vrijwilligerswerk voor de vereniging te stimuleren is er een contributiekorting volgens het onderstaande schema:

 

  • vrijwilligerswerk minder dan 15 uur per jaar 0% korting
  • vrijwilligerswerk meer dan 15 uur en minder dan 40 uur per jaar 25% korting
  • vrijwilligerswerk meer dan 40 uur per jaar 50% korting

 

Artikel 36

Voor het gebruik maken van de kantine door de bridgeclub tijdens de winterperiode zal er een bijdrage van € 5.- per deelnemer berekend worden als bijdrage in de onkosten.

 

 

COMMISSIES

 

Artikel 37

De algemene vergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.

Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissie – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meerdere leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

 

Artikel 38

De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangende lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

 

 

 

AANMELDINGSFORMULIER

 

Artikel 39

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, postcode, telefoon, geboortejaar en –datum.

 

GEBRUIK BANEN

 

Artikel 40

Lid 1:  Tijdens toernooien dienen er altijd twee banen voor recreanten beschikbaar te zijn, behalve tijdens het Open Toernooi, het K5 en het Yellow Open Toernooi.

Lid 2:   In beginsel zijn alle banen op zaterdag en zondag in de 7 competitieweekenden gereserveerd voor competitie, waarbij als uitgangspunt wordt gehanteerd dat het ook mogelijk moet zijn om recreatie te spelen. Dit zal tijdens de competitieweekeinden gemeld moeten worden bij de dienstdoende baancommissaris. Hij/zij zal voor zoverre binnen redelijkheid mogelijk actie ondernemen om een baan vrij te maken. De wedstrijd op de betreffende baan moet altijd de mogelijkheid hebben om de partij af te maken.

Lid 3:  De beschikbaarheid van banen voor trainers wordt twee keer per jaar door het bestuur in samenspraak met de trainers vastgesteld. In maart voor het zomerseizoen en in september voor het winterseizoen. De tijden en het aantal banen die gereserveerd zijn voor de trainers worden op de website van de vereniging gepubliceerd.

 

SLOTBEPALINGEN

 

Artikel 41

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet en waarin niet kan worden voorzien door analoge toepassing van de statuten of dit reglement, beslist het bestuur.

 

Artikel 42

Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement der vereniging te kennen. Beide documenten zijn in te zien op de website van de vereniging.

 

Artikel 43

Alle leden zijn gerechtigd tot het schriftelijk indienen van voorstellen, klachten of anderszins bij het bestuur, wat verplicht is deze in overweging te nemen. De indiener heeft het recht schriftelijk te verzoeken bij de eerstvolgende bestuursvergadering tegenwoordig te zijn, om het ingenomen standpunt nader toe te lichten. Het bestuur is verplicht een zodanig verzoek in te willigen en de verzoeker ontvangt bericht wanneer men hem op de bestuursvergadering verwacht.

 

Artikel 44

Dit reglement treedt in werking zodra van de statuten een notariële akte is opgemaakt.

 

 

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van 26 november, resp. 11 december 1979.

Gewijzigd 7 februari 2011.